7.2 ภาพรวมของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
หรือระบบ MIS เป็นการบูรณาการของกลุ่มบุคลากร ขั้นตอนการทำงาน
ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และฐานข้อมูลเข้าด้วยกัน
เพื่อนำไปสู่การแสดงผลทางสารสนเทศแก่ผู้บริหารในการนำไปใช้เพื่อประกอบการตัดสินใจ และเพื่อบรรลุถึงเป้าหมายขององค์กร
ระบบ MIS ส่วนใหญ่ถูกนำไปใช้ตามบริษัทและองค์กรอื่นๆ ทั่วไป
โดยมีส่วนช่วยสร้างความได้เปรียบในเชิงแข่งขันจากการจัดเตรียมสารสนเทศที่ถูกต้อง
ให้กับบุคคลที่ถูกต้อง ในรูปแบบที่ถูกต้อง ภายใต้กรอบเวลาที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น
ร้านเช่าดีวีดีสามารถใช้ประโยชน์จากฐานข้อมูล
ในการสร้างรายงานสรุปผลกำไรขาดทุนในแต่ละเดือนให้แก่ผู้จัดการ รวมถึงข้อมูลประวัติพฤติกรรมการซื้อสินค้าของลูกค้ามาใช้
เพื่อวางแผนส่งเสริมการขายให้แก่สมาชิกและลูกค้าทั่วไป
เพื่อคาดการณ์ถึงผลกำไรที่เพิ่มขึ้นอีก 10% ภายในสิ้นปีนี้
7.2.1 มิติของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
จุดประสงค์หลักของระบบ MIS ก็คือ ความสามารถในการส่งเสริมให้องค์กรได้บรรลุถึงเป้าหมายที่วางไว้
ด้วยการช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นผลการปฏิบัติงานทั่วไปภายในองค์กรได้
ทำให้สามารถเข้าไปควบคุมจัดการ และวางแผนงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หรืออาจกล่าวสั้นๆ ได้ว่า ระบบ MIS จะช่วยจัดเตรียมรายงานทางสารสนเทศแก่ผู้บริหาร
เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
อีกทั้งยังช่วยให้ได้รับผลสะท้อนกลับ (Feedback) จากการปฏิบัติหน้าที่ของพนักงานในแต่ละวัน
7.2.2 การนำเข้าสู่ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ระบบ
MIS จะทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอก
อันประกอบด้วย โซ่อุปทานขององค์กร และโดยส่วนใหญ่แล้ว แหล่งข้อมูลภายในของระบบ MIS
มักมาจากระบบ TPS, ระบบ ERP และฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ขณะเดียวกัน
องค์กรยังสามารถใช้คลังข้อมูลและตลาดข้อมูล
ในการจัดเก็บสารสนเทศอันทรงคุณค่าเอาไว้
เพื่อนำไปสู่ระบบธุรกิจอัจฉริยะที่จะดึงสารสนเทศจากฐานข้อมูลมาใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กร
นอกจากนี้แหล่งสารสนเทศภายในอื่นๆ ก็จะมาจากตามส่วนงานต่างๆ
ส่วนแหล่งข้อมูลภายนอกก็มาจากลูกค้า ผู้ขายปัจจัยการผลิต คู่แข่งขัน
และผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสีย ที่มิใช่เป็นข้อมูลที่ถูกจัดเก็บโดยระบบ TPS แต่เป็นแหล่งข้อมูลจากที่อื่นๆ เช่น อินเทอร์เน็ต
ทั้งนี้ได้มีหลายองค์กรด้วยกัน
ที่นำเอ็กซ์ทราเน็ตมาใช้เพื่อเชื่อมโยงกับคู่ค้าทางธุรกิจ และผู้ขายปัจจัยการผลิตรายต่างๆ เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลและสารสนเทศร่วมกัน
7.2.3 ผลลัพธ์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ส่วนใหญ่ก็คือกลุ่มของรายงานที่ถูกนำส่งหรือเผยแพร่แก่ผู้บริหาร
รายงานเหล่านี้สามารถถูกปรับแต่งให้เหมาะสมกับผู้ใช้แต่ละคน
และถูกส่งมอบภายในเวลาอันสมควร นอกจากนี้
การนำเสนอรายงาบนจอภาพก็มีส่วนช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษลงได้มาก
ทั้งนี้เนื่องจากบางรายงานไม่จำเป็นต้องพิมพ์ออกมาทางเครื่องพิมพ์ทุกครั้งไป
โดยระบบรายงานยุคใหม่จะสร้างขึ้นในรูปแบบที่เรียกว่า Executive Dashboard ที่แสดงถึงข้อมูลปัจจุบัน กราฟ และตาราง
ที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ ณ เวลานั้นได้เป็นอย่างดี ตัวอย่างเช่น
ผู้บริหารระดับสูงของบริษัท Dunkin’ Donuts ได้ใช้แดชบอร์ดในการตรวจดูสถานะของร้านค้าที่เปิดใหม่
โดยรายงานแดชบอร์ดจะแสดงถึงพื้นที่ทางภูมิศาสตร์และร้านค้าต่างๆ
ที่ได้รับการเปิดใหม่ ซึ่งเมื่อคลิกเข้าไปที่ร้านค้า
ผู้บริหารก็จะสามารถเห็นรายละเอียดของร้านค้าใหม่ที่ถูกสร้างขึ้น
และหากพบบางร้านที่ก่อตั้งล่าช้า ก็จะได้ทราบถึงข้อมูลหรือปัญหาเพื่อจะได้นำไปแก้ไขต่อไป
โดยทางบริษัทได้คาดหวังถึงการขยายตัวกว่า 15,000 สาขาทั่วโลกในอีกหลายปีข้างหน้า
ซึ่งสารสนเทศที่ถูกนำเสนอผ่านระบบ
จะแสดงข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้บริหารได้
รายงานทางการจัดการ สามารถมาจากฐานข้อมูล และทรัพยากรอื่นๆ ซึ่งประกอบไปด้วยรายงานประเภทต่างๆ ดังต่อไปนี้
1. รายงานตามกำหนดเวลา (Periodic
Scheduled Reports)
เป็นรายงานที่จะถูกจัดพิมพ์ขึ้นตามช่วงเวลาหรือตามตารางเวลา
เช่น รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายผลิต ต้องการใช้รายงานประจำสัปดาห์
เพื่อแสดงต้นทุนแรงงานทั้งหมดเพื่อนำมาตรวจสอบและควบคุมค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับงานและแรงงาน หรือผู้จัดการฝ่ายขาย ต้องการใช้รายงานแสดงยอดขายประจำวัน เพื่อทราบถึงรายการสินค้าต่างๆ ที่ขายออกไปในวันหนึ่งๆ และนำมาใช้วางแผนการขายในวันถัดไป สำหรับรายงานตามกำหนดเวลาอื่นๆ
ช่วยให้ผู้บริหารสามารถควบคุมสินเชื่อของลูกค้า วัดประสิทธิภาพของตัวแทนขาย ระดับสินค้าคงคลัง และอื่นๆ
2. รายงานเพื่อการชี้วัด (Key Indicator Reports)
เป็นรายงานสรุปกิจกรรมวิกฤตที่เกิดขึ้นในวันก่อนๆ
ซึ่งยังคงส่งผลต่องานประจำวันที่ทำอยู่ในแต่ละวัน
โดยรายงานเหล่านี้สามารถสรุประดับสินค้าคงคลัง กิจกรรมในการผลิต ยอดขาย และอื่นๆ
รายงานเพื่อการชี้วัด
มักถูกนำมาใช้กับผู้จัดการและผู้บริหารระดับสูงที่เน้นความรวดเร็ว เพื่อนำไปใช้ประกอบการดำเนินงานทางธุรกิจได้อย่างถูกต้อง
3. รายงานตามคำขอ (Demand Reports)
รายงานทางสารสนเทศ
จะต้องสามารถตอบสนองแก่ผู้บริหารได้ทุกเมื่อ เพื่อให้ทันต่อสถานการณ์ ตัวอย่างเช่น
การใช้ภาษาสอบถามข้อมูล (Query Languages) ผ่านโปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูล
(DBMS) เพื่อดึงสารสนเทศที่ต้องการออกมาแสดง
หรืออาจใช้เครื่องมือช่วยสร้างรายงาน (Report Generators) ก็ได้
สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นเครื่องมือช่วยให้ผู้ใช้ สามารถดึงสารสนเทศจากฐานข้อมูลตามเงื่อนไขต่างๆ
แล้วนำมาปรับแต่งรูปแบบเฉพาะกิจตามที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย โดยรายงานตามคำขอ อาจเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อโดยเฉพาะกรณีที่ผู้บริหารไม่อาจรอรายงานตามกำหนดเวลาได้
4. รายงานข้อยกเว้น (Exception Reports)
โดยปกติแล้ว
รายงานตามกำหนดเวลา
จะมีสารสนเทศทุกรายการที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมในรอบระยะเวลานั้นๆ แต่ในบางครั้ง
ผู้บริหารไม่ต้องการสารสนเทศที่มากมายเหล่านี้ (Information Overload) แต่ต้องการเพียงสารสนเทศเฉพาะที่ตนสนใจเท่านั้น เช่น
ต้องการรายงานข้อมูลลูกค้าที่ใช้สินเชื่อบัตรเครดิตเกินวงเงิน
ซึ่งรายงานที่ได้ก็จะเกี่ยวข้องกับลูกค้าที่ใช้เครดิตเกินวงเงินทั้งสิ้น
ลูกค้าปกติทั่วไปจะไม่ถูกแสดงออกมาทำให้ผู้บริหารสามารถนำสารสนเทศมาใช้เพื่อประกอบการตัดสินใจในเรื่องที่ตนสนใจได้ดียิ่งขึ้น
5. รายงานแบบเจาะลึกรายละเอียด (Drill – Down Reports)
เป็นรายงานที่ช่วยแสดงรายละเอียดถึงสถานการณ์
ที่สามารถเจาะลึกเข้าไปในรายละเอียดยิ่งขึ้นได้
รายงานประเภทนี้จะช่วยให้นักวิเคราะห์สามารถเห็นข้อมูลในระดับสูงก่อน เช่น
ยอดขายรวมของบริษัททั้งหมด) จากนั้นก็ค่อยๆ เพิ่มรายละเอียดในระดับถัดมา (เช่น
ยอดขายตามแผนกต่างๆ ของบริษัท) และเข้าสู่รายละเอียดที่เพิ่มขึ้น
(เช่น ยอดขายของพนักงานแต่ละคน) ตัวอย่างเช่น บริษัท BoehringerIngelheimซึ่งเป็นบริษัทเวชภัณฑ์ยายักษ์ใหญ่แห่งประเทศเยอรมนี ที่มีรายได้กว่า 7
พันล้านดอลลาร์
มีพนักงานหลายพันคนใน 60 กว่าประเทศทั่วโลก ได้ใช้ประโยชน์อันหลากหลายจากรายงานแบบ Drill
– Down ในการตอบสนองได้อย่างรวดเร็วหากเงื่อนไขทางการตลาดเปลี่ยนแปลงไป
โดยผู้จัดการสามารถเจาะลึกรายละเอียดข้อมูลได้หลายระดับมากๆ
จนกระทั่วเข้าถึงธุรกรรมในแต่ละรายการตามที่ต้องการได้
7.2.4 คุณลักษณะของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
สำหรับรายงานทั้ง
5 ประเภทข้างต้น
จะช่วยให้ผู้จัดการและผู้บริหารระดับสูง นำไปใช้เพื่อการตัดสินใจได้เป็นอย่างดี ทั้งความรวดเร็วและทันเวลา และโดยทั่วไป
ระบบ MIS จะปฏิบัติหน้าที่ตามราละเอียดต่อไปนี้
-
จัดพิมพ์รายงานตามรูปแบบที่กำหนดไว้ และมีมาตรฐาน
-
สามารถสั่งพิมพ์รายงานให้แสดงผลทางจอภาพ หรือเครื่องพิมพ์ก็ได้
-
ใช้ข้อมูลภายในที่ถูกจัดเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์
-
อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถสร้างรายงานเฉพาะกิจตามที่ต้องการได้ด้วยตนเอง
ผู้ใช้สามารถร้องขอฝ่ายพัฒนาระบบหรือโปรแกรมเมอร์ในการพัฒนาโปรแกรมหรือสร้างรายงานเพิ่มเติมได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น