4.1 แนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับข้อมูล
ก่อนที่จะเข้าสู่รายละเอียดเนื้อหาด้านการจัดการทรัพยากรข้อมูล
จำเป็นต้องทำความเข้าใจถึงแนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับข้อมูลว่าได้ถูกนำมาจัดระเบียบไว้ในระบบสารสนเทศได้อย่างไร
ทั้งนี้กว่าจะได้มาซึ่งฐานข้อมูลนั้น
จะกำเนิดจากหน่วยเล็กๆ ของข้อมูล ที่นำมาประกอบรวมเข้าด้วยกัน จนกระทั่งเป็นหน่วยข้อมูลที่มีความหมาย
และสามารถนำไปใช้ประโยชน์เพื่อการอ้างอิงรายละเอียดของข้อมูลนั้นๆ ได้ ซึ่งหน่วยข้อมูลเหล่านี้จะมีความสัมพันธ์เป็นลำดับชั้นที่รวมกันเป็นหน่วยที่ใหญ่ขึ้นตามลำดับ
ที่เรียกว่า โครงสร้างแฟ้มข้อมูล
นั่นเอง
โครงสร้างแฟ้มข้อมูล
(File Structure)ประกอบด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่ลำดับจากหน่วยที่เล็กที่สุดไปยังหน่วยที่ใหญ่ขึ้นตามลำดับชั้น
ซึ่งประกอบด้วย บิต ไบต์
ฟิลด์ เรคอร์ด ไฟล์
และฐานข้อมูล
ซึ่งเป็นไปตามลำดับชั้นของข้อมูล
ลำดับชั้นของข้อมูล
บิต (Bit)
ประกอบด้วยเลขฐานสอง(Binary Digit)
ถือเป็นหน่วยเล็กที่สุดของข้อมูลในคอมพิวเตอร์
โดยบิตจะมีเพียงหนึ่งในสองสถานะเท่านั้นคือ 0 หรือ 1
เพื่อแทนสัญญาณไฟฟ้า On หรือ Off ดังนั้น ลำพังเพียงแค่บิต
จึงไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์เพื่อการแทนข้อมูลจำนวนมากๆ ได้
ไบต์ (Byte)เมื่อบิตไม่สามารถใช้แทนค่าข้อมูลได้หลายๆ
ตัว เนื่องจากมีเพียงสองสถานะเท่านั้น จึงมีการนำบิตหลายๆ ตัวมารวมกันเป็นไบต์
และโดยปกติ 1 ไบต์จะเท่ากับ 8 บิต
ดังนั้นจึงทำให้ 1 ไบต์ สามารถสร้างรหัสแทนข้อมูลขึ้นมา เพื่อใช้แทนตัวอักขระให้แตกต่างกันได้ถึง 
หรือ 256 อักขระด้วยกัน
โดยไบต์ยังเรียกอีกชื่อหนึ่งได้ว่า
คาแรกเตอร์(Character)
หรือ 256 อักขระด้วยกัน
โดยไบต์ยังเรียกอีกชื่อหนึ่งได้ว่า
คาแรกเตอร์(Character)
ฟิลด์ (Field)
คือการนำหลายๆ ไบต์ มารวมกันเพื่อทำให้เกิดความหมายขึ้นมา เช่น ฟิลด์ name
เป็นฟิลด์ที่ตั้งขึ้นมาเพื่อเก็บชื่อพนักงาน หรือฟิลด์
address ใช้เก็บที่อยู่พนักงาน เป็นต้น
โดยฟิลด์ยังเรียกอีกชื่อหนึ่งได้ว่า
แอตตริบิวต์(Attibute)
เรคอร์ด (Record) คือ
กลุ่มของฟิลด์ที่มีความสัมพันธ์กัน ในหนึ่งเรคอร์ดจะประกอบไปด้วยฟิลด์ต่างๆ
ที่เกี่ยวข้องรวมกันเป็นชุด ตัวอย่างเช่น เรคอร์ดพนักงาน
ประกอบด้วยฟิลด์รหัสพนักงาน ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ตำแหน่ง เพศ
วันเกิด และเงินเดือน โดยปกติภายในเรคอร์ดหนึ่งๆ
จะมีการกำหนดฟิลด์ตัวหนึ่งที่เรียกว่า
คีย์ (Key) ที่มีคุณสมบัติในการชี้ระบุถึงความเป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัวของข้อมูลในเรคอร์ดนั้นๆ ได้
โดยค่าของคีย์ในแต่ละเรคอร์ดจะไม่มีการซ้ำกัน
ซึ่งจากตัวอย่างแฟ้มข้อมูลพนักงาน
ก็จะใช้ฟิลด์รหัสพนักงาน (ID) เป็นคีย์หลัก สำหรับเรคอร์ดยังเรียกอีกชื่อหนึ่งได้ว่า ทัปเพิล(Tuple)
ไฟล์ (File)ไฟล์หรือแฟ้มข้อมูล
คือ กลุ่มของเรคอร์ดที่มีความสัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น
แฟ้มข้อมูลพนักงานจะประกอบไปด้วยเรคอร์ดของพนักงานทั้งหมดที่อยู่ในบริษัท
โดยไฟล์ยังเรียกอีกชื่อหนึ่งได้ว่า เทเบิล(Table)
ตัวอย่างแฟ้มข้อมูลพนักงาน
นอกจากนี้
แฟ้มข้อมูลยังสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลักๆ
ด้วยกันคือ แฟ้มข้อมูลหลัก (Master
File) ที่นำมาใช้จัดเก็บข้อมูลหลักที่มักไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลง
เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลนักศึกษา และข้อมูลสินค้า
เป็นต้น ส่วน แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction File) จะใช้จัดเก็บเรคอร์ดข้อมูลต่างๆ ที่มีการเคลื่อนไหวประจำวัน เช่น
ข้อมูลฝาก/ถอนเงินของลูกค้า ข้อมูลการลงทะเบียนของนักศึกษา และข้อมูลขายสินค้า เป็นต้น
ฐานข้อมูล (Database)
เป็นแหล่งรวมของแฟ้มข้อมูลต่างๆ โดยจะมีการเชื่อมโยงแฟ้มข้อมูลต่างๆ เหล่านี้เข้าด้วยกันอย่างมีระบบ ตัวอย่างเช่น
ฐานข้อมูลระบบเงินเดือน ก็จะประกอบไปด้วยแฟ้มข้อมูลพนักงาน แฟ้มแผนก แฟ้มเงินเดือน แฟ้มตารางภาษี เป็นต้น
และที่สำคัญ
ฐานข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้เป็นศูนย์กลาง
ที่สามารถแชร์ใช้งานร่วมกันภายในองค์กรได้
โดยผู้ใช้แต่ละแผนกสามารถเข้าถึง เรียกดู และปรับปรุงข้อมูลส่วนกลางนี้ได้
จึงทำให้ข้อมูลที่บันทึกอยู่ในฐานข้อมูลนั้นมีความทันสมัย
สามารถนำไปใช้งานได้ทันที
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น