สารสนเทศเกิดจากการนำข้อมูลมาผ่านการประมวลผล
ดังนั้นคำว่า ข้อมูลและสารสนเทศ จึงมีความหมายแตกต่างกันโดยที่ข้อมูล
(Data) มาจากรากศัพท์ลาตินคำว่า datum
ที่หมายถึงข้อเท็จจริง ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของข้อความ
ตัวเลข หรือรูปภาพ และถือเป็นข้อมูลดิบ (Raw Data) ที่ถูกรวบรวมมาเพื่อเข้าสู่กระบวนการประมวลผลเป็นสารสนเทศ
ในขณะที่ สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว และนำไปใช้ประโยชน์ได้
โดยผู้บริหารสามารถนำสารสนเทศมาใช้ประกอบการตัดสินใจบนสถานการณ์๖งๆ ตามวัตถุประสงค์ของเรื่องราวนั้นๆ
ได้ทันที ดังนั้นข้อมูลต้องกำเนิดมาก่อน แต่ยังไม่สามารถนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ทันที จึงต้องทำการวบรวมข้อมูลเหล่านั้นมาผ่านการประมวลผลอย่างมีระบบ
จนกระทั่งได้ผลลัพธ์ออกมาเป็นสารสนเทศในที่สุด อย่างไรก็ตาม ข้อมูลและสารสนเทศต่างก็มีความสัมพันธ์กันอย่างแนบแน่น กล่าวคือ
สารสนเทศจะสามารถนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ ต่อเมื่อข้อมูลที่เป็นแหล่งต้นทางนั้นมีความถูกต้อง แต่ถ้าแหล่งต้นทางของข้อมูลเป็นข้อมูลที่ผิด
เมื่อนำเข้าสู่กระบวนการประมวลผล
ก็ย่อมได้ผลลัพธ์ที่ผิดพลาด ดังประโยคหนึ่งที่ได้กล่าวไว้ว่า Garbage In , Garbage Out : GIGO ซึ่งหมายความว่า หากคุณป้อนขยะเข้าไป ผลลัพธ์ที่ได้กลับมาก็คือขยะเช่นกัน
1.2.1 การจัดการกับข้อมูล
สำหรับตัวอย่างที่จะเสนอต่อไปนี้จะทำให้ทราบถึงความแตกต่างระหว่างข้อมูลและสารสนเทศได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
โดยสมมติว่าคุณกำลังทำงานอยู่ในโรงงานประกอบรถยนต์ และเมื่อปลายปีที่แล้ว
ทางบริษัทได้มีแผนการนำรถยนต์รุ่นใหม่ล่าสุดลงสู่ท้องตลาด เพื่อให้กลุ่มลูกค้าที่มีความภักดีและเชื่อมั่นต่อรถยนต์รุ่นเดิมที่ใช้งานอยู่
ได้รับรู้ถึงว่าบริษัทได้พยายามคิดค้นสินค้ารุ่นใหม่ๆ มานำเสนอแก่ลูกค้า
รวมถึงการได้ปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์และการบริการที่ดีมาโดยตลอด
ดังนั้นทางบริษัทจึงได้ดำเนินการสำรวจกลุ่มตัวย่างขนาดใหญ่จากลูกค้าที่มีอยู่ทั่วประเทศ ด้วยการใช้แบบสอบถามจำนวน 30
คำถามด้วยกัน
ที่กระจายไปยังหัวข้อต่างๆ ดังนี้
-
คุณสมบัติของผู้ตอบแบบสอบถาม ซึ่งประกอบด้วยเพศ อายุ
และรายได้
-
คำวิจารณ์ หรือคำแนะนำเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ซึ่งประกอบด้วยระบบเครื่องยนต์ ระบบการบังคับควบคุม ระบบช่วงล่าง
ระบบความปลอดภัย
และคุณภาพของวัสดุที่นำมาใช้ประกอบ
-
การได้รับความดูแลและเอาใจใส่จากบริษัทตัวแทนจำหน่าย
ครั้นเมื่อแบบสอบถามทั้งหมด
ได้รับการกรอกจากลูกค้าเป็นที่เรียบร้อยแล้ว
เมื่อนำมาอ่าน ก็จะพบว่าต้องเสียเวลากับการอ่านข้อมูลแต่ละรายการเป็นอย่างมาก
อีกทั้งยังไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์โดยตรงและยากต่อการทำความเข้าใจ
แต่ถ้ามีการนำข้อมูลในแบบสอบถามทั้งหมดมาจัดการเสียใหม่ ด้วยการนำมาประมวลผลเป็นสารสนเทศ มีการสรุปผลด้วยการจำแนกเป็นหัวข้อต่างๆ พร้อมตัวเลขที่แสดงถึงระดับความพึงพอใจของลูกค้าในแต่ละรายการ
รวมถึงข้อความสรุปผลเกี่ยวกับความคิดเห็น คำวิจารณ์ต่างๆ จากลูกค้าก็จะทำให้ทราบถึงจุดแข็งและจุดอ่อนของผลิตภัณฑ์ได้ชัดเจนยิ่งขึ้นเพื่อรับรู้ถึงสิ่งที่ลูกค้าต้องการมากที่สุดคืออะไร
ดังนั้นทางบริษัทจึงสามารถนำผลลัพธ์ของสารสนเทศที่ได้จากแบบสอบถามเหล่านี้
มาปรับปรุงผลิตภัณฑ์และบริการให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าพึงพอใจมากที่สุด
อย่างไรก็ตาม
ถึงแม้ว่าทางบริษัทจะได้รับข้อมูลอย่างเพียงพอจากตัวแทนจำหน่ายรถยนต์ ไม่ว่าจะเป็นยอดจำหน่ายรถยนต์รุ่นต่างๆ ผลการสำรวจลูกค้า
รวมถึงข้อมูลสินเชื่อผ่านบริษัทไฟแนนซ์ แต่ผลลัพธ์จากการสำรวจในครั้งนี้
ทางบริษัทยังสามารถนำสารสนเทศมาใช้ปรับปรุงทิศทางและแนวโน้มของตลาดในปัจจุบัน ด้วยการคำนวณหาอายุเฉลี่ยของลูกค้า
รายได้เฉลี่ย และลูกค้าประเภทใดที่เป็นกลุ่มเป้าหมายหลักของรถยนต์ในแต่ละรุ่น
เพื่อนำมาปรับปรุงสื่อโฆษณาให้มุ่งเจาะตลาดตามกลุ่มเป้าหมายได้อย่างถูกต้อง ซึ่งจากกรณีดังกล่าว
จะพบว่าทางบริษัทได้มีการนำสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์มากยิ่งขึ้น
1.2.2 การก่อกำเนิดของสารสนเทศ
อ้างอิงจากตัวอย่างข้างต้นที่มีการคำนวณหาอายุเฉลี่ยของลูกค้า
และรายได้เฉลี่ยของลูกค้าตามช่วงอายุ
สิ่งเหล่านี้ก็คือการประมวลผล
ซึ่งการประมวลผลก็คือการจัดการกับข้อมูลใดๆ เพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศตามที่ต้องการ
พิจารณาจากรูป
จะพบว่ามีกระบวนการหลักๆ อยู่ 3 ขั้นตอนด้วยกันคือ
การนำเข้า (Input) การประมวลผล (Process) และการแสดงผลลัพธ์ (Output) โดยที่
- โรงงานผลิตกระดาษ ได้มีการป้อนวัตถุดิบซึ่งก็คือต้นไม้
จากนั้นก็นำวัตถุดิบเข้าสู่โรงงานเพื่อผ่านกระบวนการต่างๆ จนกระทั่งออกมาเป็นผลิตภัณฑ์กระดาษ ที่ผู้คนทั่วไปสามารถนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์
- การป้อนข้อมูลเข้าสู่คอมพิวเตอร์
และนำมาประมวลผลผ่านระบบสารสนเทศเพื่อแสดงเป็นรายงานสรุปผล
ที่ผู้บริหารสามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อการตัดสินใจได้
ภาพแสดงการนำข้อมูลการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ
ข้อมูลดิบจากการบันทึกการขายสินค้าแต่ละวัน สามารถนำมาประมวลผลผ่าน
ระบบ เพื่อแสดงรายงานสารสนเทศของยอดขายสินค้ารายการนั้นๆได้
อย่างไรก็ตาม
ในบางบริบทของข้อมูล ข้อมูลที่รวบรวมมาอาจเป็นสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ทันที
ตัวอย่างเช่น บริษัทได้จัดกิจกรรมแข่งกีฬาภายใน ระหว่างพนักงานด้วยกัน และได้มีการรวบรวมอายุของพนักงานทุกคน
เพื่อนำมาคัดเลือกแข่งกีฬาบาสเกตบอล ข้อมูลของพนักงานที่รวบรวมมานั้น
สามารถเป็นสารสนเทศที่นำมาใช้ประโยชน์ได้ทันที แต่ถ้าเป็นอีกกรณีหนึ่ง
ที่บริษัทต้องการทราบถึงอายุเฉลี่ยของลูกค้าที่ซื้อผลิตภัณฑ์นี้
ข้อมูลอายุที่รวบรวมมา ก็จะเป็นเพียงข้อมูลดิบเท่านั้น
ที่จะต้องนำมาผ่านการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ ในทำนองเดียวกัน สารสนเทศที่ได้มา
ก็อาจเป็นเพียงข้อมูลสำหรับอีกระบบหนึ่งก็ได้ เช่น
ผลการเรียนนักศึกษาหรือเกรดที่ได้ในแต่ละรายวิชา ก็จัดเป็นสารสนเทศหนึ่ง
ที่นำคะแนนดิบต่างๆ
มาประมวลผล ในขณะเดียวกัน
เกรดแต่ละรายวิชาก็จะถูกรวบรวมกลับมาเป็นข้อมูลอีกครั้ง
เพื่อนำมาสรุปเป็นสารสนเทศในรูปแบบของเกรดเฉลี่ยสะสม เป็นต้น
1.2.3 คุณสมบัติของสารสนเทศที่ดี
คำว่า ตรงประเด็น
ในที่นี้หมายถึง
ความสอดคล้องกับงาน กล่าวคือ สารสนเทศที่ได้จะต้องมีความสัมพันธ์กับงานนั้นๆ
อย่างมีนัยสำคัญ หากสารสนเทศที่ได้
ไม่ได้มีความสัมพันธ์หรือไม่สอดคล้องกับความต้องการของงาน ถึงแม้ว่าจะเป็นสารสนเทศที่ถูกต้องก็ตาม ก็ถือว่าได้ประโยชน์ ตัวอย่างเช่น
ผู้บริหารต้องการรายงานสารสนเทศเกี่ยวกับเงินปันผล
ในรูปของอัตราดอกเบี้ยสำหรับการลงทุนระยะสั้น แต่กลับได้สารสนเทศจากการลงทุนระยะยาวแทน สิ่งที่ได้จึงไม่สอดคล้องกับประเด็นที่ต้องการ จึงถือว่าสารสนเทศจากรายงานนี้ไม่สามารถนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้
2. สารสนเทศต้องมีความสมบูรณ์เพียงพอ (Complete)
การไม่ได้รับรู้สารสนเทศใดๆ
อาจจะดีกว่าการได้สารสนเทศที่มีข้อมูลไม่ครบถ้วนด้วยซ้ำ
ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเลวร้ายอย่างไม่คาดคิดมาก่อนก็ว่าได้ เนื่องจากหากสารสนเทศไม่ครบถ้วน
โดยมีข้อมูลบางส่วนที่สำคัญขาดหายไป
ย่อมส่งผลต่อการตัดสินใจที่ผิดพลาดตามมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ตัวอย่างเช่น
สารสนเทศทางการตลาดที่เกี่ยวข้องกับการวิจัยความพึงพอใจในผลิตภัณฑ์หนึ่งบนพื้นที่เขตภาคกลาง
อาจส่งผลต่อการตัดสินใจผิดพลาดได้เมื่อถูกนำไปใช้
เนื่องจากยังขาดข้อมูลเกี่ยวกับรายได้เฉลี่ยของกลุ่มเป้าหมาย ทำให้สารสนเทศไม่มีความสมบูรณ์เพียงพอ
จึงเป็นเหตุให้สารสนเทศนั้นยังไม่สามารถนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้
3. สารสนเทศต้องมีความถูกต้อง (Accurate)
ในทำนองเดียวกัน สารสนเทศที่ไม่ตรงกับความเป็นจริงอาจก่อให้เกิดหายนะได้ ตัวอย่างเช่น
ข้อมูลของผู้ป่วยที่กรอกเข้าไปไม่ถูกต้อง
มีการกรอกชื่อยาที่คนไข้แพ้ยาผิดพลาดไป
เหตุการณ์ดังกล่าวอาจทำให้แพทย์ผู้รักษา
แทนที่จะรักษาคนไข้ให้หายจากโรค
แต่กลับเป็นการหยิบยื่นความเสี่ยงตายให้แก่คนไข้แทน
4. สารสนเทศต้องมีความเป็นปัจจุบัน (Current)
ด้วยสภาวการณ์ของธุรกิจโลกในปัจจุบันที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
รายงานทางสารสนเทศที่ได้รับจากเมื่อวานนี้ อาจไม่จริงแล้วสำหรับวันนี้ก็เป็นได้ ตัวอย่างเช่น
การลงทุนซื้อหุ้นของวันนี้ ที่ตั้งอยู่บนพื้นฐานข้อมูลตลาดหุ้นเมื่อวันวาน
ผลการคาดคะเนอาจตรงกันข้ามกับความเป็นจริงก็เป็นได้
เนื่องจากความผันผวนของตลาดหุ้นมีความอ่อนไหวมาก
ไม่ว่าจะเป็นปัจจัยที่เกิดจากเศรษฐกิจ การเมือง
ที่ยากต่อการควบคุม ซึ่งถือเป็นปัจจัยที่ส่งผลต่อตลาดหุ้นทั้งสิ้น
ดังนั้นสารสนเทศที่จะนำมาใช้เพื่อประกอบการตัดสินใจในกรณีนี้ จะต้องทันเหตุการณ์แบบวันต่อวัน หรือแบบนาทีต่อนาทีเลยก็ว่าได้ อย่างไรก็ตาม
ความเป็นปัจจุบันของสารสนเทศนั้น
ย่อมขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจเป็นสำคัญ
ดังเช่นธุรกิจตลาดหุ้น
ที่จำเป็นต้องได้รับรายงานสารสนเทศที่มีความเป็นปัจจุบันสูง ในขณะที่ธุรกิจค้าปลีกทั่วไป รายงานสารสนเทศภายในรอบระยะเวลาสั้นๆ
อาจไม่สามารถนำมาใช้เพื่อการคาดคะเนเหตุการณ์ในเชิงธุรกิจได้ ดังนั้นความเป็นปัจจุบันในที่นี้ก็คือ สารสนเทศต้องได้มาในช่วงเวลาที่เหมาะสม เพื่อก่อให้เกิดการตัดสินใจบนพื้นฐานความแม่นยำยิ่งขึ้น
5. สารสนเทศต้องมีความคุ้มค่า (Economical)
ระบบสารสนเทศที่ถูกนำมาใช้งานในธุรกิจล้วนมีค่าใช้จ่ายทั้งสิ้น
ดังนั้นจึงควรคำนึงถึงความคุ้มค่าในการจัดทำสารสนเทศด้วย ตัวอย่างเช่น
บริษัทต้องการจำหน่ายผลิตภัณฑ์ใหม่ลงสู่ท้องตลาด และเพื่อลดความเสี่ยงในการจำหน่ายผลิตภัณฑ์
จึงได้จัดทำผลสำรวจความต้องการของลูกค้าตามกลุ่มเป้าหมายในผลิตภัณฑ์ใหม่นี้ทั่วประเทศ
เพื่อจะได้นำสารสนเทศมาใช้ประโยชน์ต่อการตัดสินใจ
แต่ถ้าการสำรวจในครั้งนี้มีต้นทุนที่สูงมาก
จนกลายเป็นค่าใช้จ่ายที่ต้องถูกนำไปหักลดกำไรจากกยอดขายของผลิตภัณฑ์ใหม่ ทำให้เกิดความไม่คุ้มค่าต่อการจัดทำสารสนเทศ
ผู้บริหารก็จะต้องหันกลับมาพิจารณาใหม่ ว่าจะดำเนินการต่อไปหรือหาแนวทางอื่นดี
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น