7.1 ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของระบบ
บ่อยครั้งทีเดียวที่มีการกล่าวว่า
การนำระบบสารสนเทศมาประยุกต์ใช้เพื่อควบคุมระบบงาน
จะก่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น แล้วทราบหรือไม่ว่าคำกล่าวยอดนิยมทั้งสองนั้น
จริงๆ แล้วมีความหมายอย่างไร
ประสิทธิผล
(Effectiveness)เป็นคำที่ใช้สำหรับวัดระดับความสำเร็จของงาน
ที่สามารถทำแล้วบรรลุวัตถุประสงค์ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ นั่นหมายถึง
งานที่สามารถทำแล้วบรรลุตามที่มุ่งหวังและตามที่กำหนดไว้ในวัตถุประสงค์นั่นเอง
ดังนั้นระบบที่มีประสิทธิผลสูงหรือต่ำ จะขึ้นอยู่กับ (1) จำนวนรายการที่บรรลุผลตามที่กำหนดไว้ในเป้าหมาย และ (2) ระดับของประโยชน์ที่เกิดจากผลผลิตที่ได้ สามารถทำได้เหนือกว่าระบบอื่นๆ
ตัวอย่างเช่น โรงงานผลิตชิ้นส่วนอะไหล่รถยนต์แห่งหนึ่ง
มีเป้าหมายเพื่อต้องการลดชิ้นส่วนที่เสียหายจากกระบวนการผลิตลง 100 หน่วย โดยได้มีการนำเครื่องจักรใหม่มาใช้เพื่อควบคุมการผลิตในครั้งนี้
และได้กำหนดเกณฑ์ยอมรับที่ 70% ขึ้นไป ปรากฏว่า
ภายหลังที่ได้นำเครื่องจักรใหม่มาควบคุมกระบวนการผลิตแล้ว ได้ช่วยลดจำนวนชิ้นส่วนที่เสียหายลงได้
80 หน่วย นั่นหมายความว่า
ประสิทธิผลของเครื่องจักรนี้มีค่าเท่ากับ 80% จึงถือว่าผ่านเกณฑ์
ดังนั้นการนำเครื่องจักรใหม่มาใช้เพื่อควบคุมกระบวนการผลิตในครั้งนี้ก่อให้เกิดประสิทธิผลยิ่งขึ้น
ประสิทธิภาพ
(Efficiency)เป็นการวัดสิ่งที่ถูกผลิตออกมา (Benefits)
แล้วนำมาหารด้วยรายจ่ายหรือต้นทุนที่ใช้ไป (Costs) ซึ่งคำนวณได้จากสูตรการคำนวณดังนี้
ตัวอย่างเช่น
รถยนต์ขนาดเดียวกัน มีความจุเท่ากัน
ถูกนำมาทดสอบประสิทธิภาพการประหยัดน้ำมันภายใต้เงื่อนไขเหมือนๆ กัน
โดยเติมน้ำเต็มถัง และวิ่งทดสอบระยะทาง ผลปรากฏว่ารถยนต์ A ใช้น้ำมันไป
50 ลิตร สำหรับการเดินทาง 680 กิโลเมตร
ในขณะที่รถยนต์ B ใช้น้ำมันไป 50 ลิตร
กับการเดินทางที่ 500 กิโลเมตร นั่นหมายความว่า รถยนต์ A
มีประสิทธิภาพเหนือกว่ารถยนต์ B เพราะว่ามีอัตราการบริโภคน้ำมันที่
13.6 กิโลเมตรต่อลิตร ในขณะที่รถยนต์ B บริโภคน้ำมันที่ 10 กิโลเมตรต่อลิตรดังนั้นผลลัพธ์จากการวัดประสิทธิภาพที่ได้
หากมีค่ามากกว่า นั่นหมายถึงประสิทธิภาพดีกว่านั่นเอง ดังนั้นระบบหนึ่งๆ
จะมีประสิทธิภาพเหนือกว่าระบบอื่นๆ ได้ หากต้นทุนการดำเนินงานนั้นต่ำกว่า
แต่กลับให้ผลผลิตที่มีคุณภาพเหนือกว่าระบบอื่นๆ ในลักษณะเดียวกันได้ กล่าวคือ
คุณภาพของผลผลิตจะเหนือกว่าระบบอื่นๆ
ในขณะที่ใช้ต้นทุนการดำเนินงานน้อยกว่านั่นเอง
อย่างไรก็ตาม
ประสิทธิภาพนอกจากจะนำต้นทุนมาพิจารณาแล้วยังเกี่ยวข้องกับความประหยัดในเรื่องของการใช้ทรัยพากร
การลดความสูญเปล่า การประหยัดเวลา และผลผลิตที่มีคุณภาพทัดเทียมหรือสูงกว่า
นั้นคำว่า การเพิ่มผลผลิต (Productivity) จึงมักถูกนำมาใช้งานกับภาคธุรกิจ
และใช้สมการเดียวกันกับการคำนวณประสิทธิภาพกล่าวคือ การปรับปรุงด้านผลผลิตให้ดียิ่งขึ้น
โดยเฉพาะการนำมาใช้กับแรงงาน ก็จะหมายความว่า จำนวนแรงงานที่น้อยกว่า
แต่กลับสามารถสร้างสรรค์งานให้สำเร็จให้ทัดเทียม หรือมากกว่าจำนวนแรงงานที่มีมากกว่า
ซึ่งสามารถคำนวณอย่างง่ายด้วยสูตรเอาต์พุตต่ออินพุต กล่าวคือ
หากป้อนจำนวนอินพุตเข้าไปจำนวนหนึ่ง แต่กลับได้เอาต์พุตที่มากกว่าเดิม
ก็หมายถึงมีผลผลิตที่ดีหรือมีประสิทธิภาพนั่นเอง ในขณะเดียวกัน
สำหรับงานทางด้านไอที ก็มักจะกล่าวถึงคำว่า เครื่องมือเพิ่มผลผลิต (Productivity
Tools) เช่นกัน ซึ่งมักหมายถึงโปรแกรมประยุกต์
ที่นำมาใช้เป็นเครื่องมือในการทำงานให้สำเร็จลงได้ภายในระยะเวลาอันสั้น อีกทั้งผลงานก็มีคุณภาพ เช่น
ชุดโปรแกรม MS – Officeก็จัดเป็นเครื่องมือเพิ่มผลผลิตตัวหนึ่งที่ภายในชุดจะประกอบไปด้วยโปรแกรมช่วยงานอย่าง
Word Processing, Spreadsheet และ Presentation ที่พนักงานสามารถนำมาใช้จัดงานเอกสาร งานนำเสนอ และงานสำนักงานทั่วไปได้เป็นอย่างดี
ส่งผลให้งานต่างๆ มีคุณภาพ ประหยัดเวลาในการจัดทำ ขณะเดียวกัน ผู้ประกอบการก็ประหยัดค่าแรงงาน เนื่องจากไม่จำเป็นต้องว่าจ้างพนักงานเพิ่ม
จึงกล่าวโดยสรุปได้ว่า
ในการนำระบบสารสนเทศมาใช้กับธุรกิจ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลนั้น
ระบบสารสนเทศจะต้องสนับสนุนงานในหน้าที่ทางธุรกิจขององค์กรได้เป็นอย่างดี
ไม่ว่าจะเป็นงานทางด้านบัญชี การเงิน และการผลิต ฯลฯ
อีกทั้งยังช่วยให้บริษัทสามารถดำเนินงานได้บรรลุตามเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งเกิดจากระบบที่ช่วยอำนวยความสะดวก และเอื้อต่อการทำงานร่วมกันนั่งเอง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น